Получили заявление об отпуске от сотрудника? Прежде всего, убедитесь, что заявление составлено правильно. В нем должны быть указаны:
- ФИО сотрудника;
- Должность и отдел, в котором работает сотрудник;
- Период отпуска (с какого числа и по какое число);
- Основание для отпуска (статья Трудового кодекса).
После проверки заявления, приступайте к составлению ответа. В ответе укажите:
- ФИО сотрудника;
- Сроки отпуска, указанные в заявлении;
- Подтверждение, что отпуск предоставляется (или отказ, с обоснованием).
Если отпуск предоставляется, укажите дату, с которой сотрудник может приступить к работе после отпуска. Если сотрудник идет в отпуск авансом, укажите это в ответе и объясните, как будет компенсирован неиспользованный отпуск.
Важно! Ответ на заявление об отпуске должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом и отправлен сотруднику в течение трех рабочих дней после получения заявления.
Требования к оформлению заявления об отпуске
Первое, что нужно сделать при написании заявления об отпуске, это указать правильное название документа. В правом верхнем углу листа А4 напиши «Заявление об отпуске».
Далее, укажи свою фамилию, имя и отчество, а также должность и название организации, в которой ты работаешь. Это информация должна быть расположена по центру листа.
В основной части заявления укажи причину отпуска. Например, «Прошу предоставить мне отпуск с 1 по 14 августа 2023 года в связи с личными обстоятельствами».
Если ты планируешь использовать отпускные дни, укажи это явно. Например, «Прошу предоставить мне отпуск с 1 по 14 августа 2023 года с сохранением заработной платы».
В конце заявления укажи дату его написания и подпись. Например, «15 июня 2023 года» и «Иванов Иван Иванович».
Важно! Заявление об отпуске пишется на имя руководителя организации или отдела, в котором ты работаешь. Укажи его фамилию, имя и отчество в правом верхнем углу листа А4 перед тем, как писать название документа.
Как составить ответ на заявление об отпуске
Далее, при составлении ответа используйте деловой стиль письма. Начните с обращения к работнику, указав его ФИО и должность. Например: «Уважаемая Иванова И.И., главный бухгалтер нашего предприятия».
В основной части письма укажите, что заявление об отпуске принято к рассмотрению. Если работник имеет право на отпуск, укажите период, на который он будет предоставлен. Если работник не имеет права на отпуск, укажите причину отказа и предложите альтернативные варианты.
В конце письма укажите, что с ответом на заявление работник может ознакомиться под роспись или письмом. Также укажите, что оригинал заявления будет храниться в личном деле работника.
Пример:
Уважаемая Иванова И.И., главный бухгалтер нашего предприятия,
Ваше заявление об отпуске от 15.03.2023 г. принято к рассмотрению. В соответствии с графиком отпусков и Трудовым кодексом Российской Федерации, Вам предоставляется отпуск с 01.04.2023 г. по 30.04.2023 г.
Просим Вас ознакомиться с ответом на заявление под роспись или письмом. Оригинал заявления будет храниться в Вашем личном деле.
С уважением,
Директор предприятия