Первый шаг к успешному оформлению заявления на отпуск — это правильный выбор адресата. Заявление пишется на имя вашего непосредственного руководителя или начальника отдела кадров. Используйте официально-деловой стиль, но не переусердствуйте с формальностями.
В правом верхнем углу укажите свою фамилию, имя, отчество, должность, а также название организации. Далее, по центру листа напишите «Заявление» и поставьте точку. Ниже укажите дату, с которой вы планируете уйти в отпуск, и его продолжительность. Например: «Прошу предоставить мне отпуск с 01.06.2023 по 30.06.2023 (16 календарных дней)».
Если вы планируете использовать отпуск авансом, укажите это явно: «Прошу предоставить мне отпуск авансом с 01.06.2023 по 30.06.2023 (16 календарных дней)». В этом случае, вам нужно будет компенсировать неиспользованные дни отпуска в течение текущего рабочего года.
После указания даты и продолжительности отпуска, укажите причину его использования. Это может быть отдых, лечение, уход за ребенком и т.д. Если вы используете отпуск для лечения, укажите название медицинского учреждения и его адрес. Например: «Причина использования отпуска: лечение в ГБУЗ «Городская больница №1» г. Москва«.
Заявление подписывается собственноручно и ставится дата его написания. После этого, заявление передается на подпись руководителю или в отдел кадров. Не забудьте взять у себя копию заявления с отметкой о его принятии.
Требования к оформлению заявления на отпуск
Первое, что нужно знать при оформлении заявления на отпуск, это то, что оно пишется на имя вашего непосредственного руководителя. Начните с фразы «Прошу предоставить мне отпуск с <дата начала> по <дата окончания>«.
Заявление пишется на листе формата А4. Используйте стандартный шрифт, например, Times New Roman, размером 14. Отступы слева и справа должны быть не менее 2 см.
В правом верхнем углу укажите ваши ФИО, должность, отдел и дату составления заявления. Например: «Иванов Иван Иванович, инженер отдела производства, 15.03.2023».
После фразы «Прошу предоставить мне отпуск» укажите причину отпуска. Это может быть отдых, лечение, обучение и т.д. Например: «Для отдыха и лечения».
Если вы планируете использовать отпуск авансом, укажите это явно. Например: «Отпуск авансом за 2024 год».
В конце заявления укажите количество дней отпуска. Например: «Всего дней отпуска: 14».
Важно! Если вы планируете использовать отпуск в счет будущих периодов, убедитесь, что у вас достаточно дней отпуска на текущий год.
Заявление подписывается лично вами. Если вы не можете подписать заявление лично, укажите причину и подпись другого лица, которое имеет право подписывать документы за вас.
После подписи укажите дату составления заявления. Например: «15.03.2023».
Заявление на отпуск не требует согласования с другими отделами или лицами, за исключением случаев, когда это предусмотрено внутренними правилами вашей организации.
Документы, прилагаемые к заявлению на отпуск
Отпуск по графику
Если вы планируете использовать отпуск по графику, вам, скорее всего, не понадобятся никакие дополнительные документы. Просто укажите в заявлении даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность.
Отпуск без сохранения заработной платы
Если вы планируете взять отпуск без сохранения заработной платы, вам может потребоваться предоставить документы, подтверждающие причину вашего отсутствия на работе. Например, если вы берете отпуск для ухода за ребенком, вам может потребоваться предоставить копию свидетельства о рождении ребенка или справку из медицинского учреждения. Если вы берете отпуск для ухода за больным членом семьи, вам может потребоваться предоставить медицинское заключение.
Отпуск по беременности и родам
Если вы беременны и планируете взять отпуск по беременности и родам, вам понадобится предоставить листок нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением. Этот документ подтверждает ваше право на отпуск и является обязательным для предоставления в отдел кадров.
Отпуск по уходу за ребенком
Если вы планируете взять отпуск по уходу за ребенком, вам понадобится предоставить заявление от второго родителя о согласии на ваше пребывание в отпуске. Кроме того, вам может потребоваться предоставить копию свидетельства о рождении ребенка и справку с места работы второго родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком.