Первый шаг к успешному оформлению приказа на отпуск — это правильный выбор формы. Используйте унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Эта форма подходит для всех случаев, когда работник уходит в отпуск.
Заполняя приказ, следуйте этим рекомендациям:
- Укажите полное название организации вверху листа.
- В графе «Приказ №» укажите номер приказа по вашей организации.
- В графе «От» укажите должность и ФИО лица, издающего приказ (например, «Директор ООО ‘Пример’ Иванов И.И.»).
- В графе «По» укажите отдел или структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
- В графе «Приказ» укажите, что именно вы издаете — «Приказ об отпуске работника».
- В графе «С приказом ознакомлен» укажите ФИО сотрудника, который уходит в отпуск. После издания приказа этот сотрудник должен поставить свою подпись в этой графе.
После заполнения всех граф, убедитесь, что приказ подписан руководителем организации и сотрудником, который уходит в отпуск. Теперь приказ можно использовать для оформления документов, связанных с отпуском.
Структура приказа на отпуск
При составлении приказа на отпуск важно соблюдать определенную структуру, чтобы документ был понятным и содержал все необходимые сведения. Рассмотрим основные элементы, которые должен включать приказ на отпуск.
Шапка приказа — в верхней части документа укажите полное наименование организации, ее реквизиты (адрес, телефон, факс, почтовый адрес электронной почты), а также номер приказа и дату его составления.
Название приказа — в центре листа напишите название приказа, например: «Приказ о предоставлении отпуска работнику».
Вводная часть — укажите ФИО и должность работника, который отправляется в отпуск, а также период отпуска (с даты по дату). Например: «В связи с заявлением работника Иванова И.И., главного бухгалтера, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с 01.06.2023 по 28.06.2023, ПРИКАЗЫВАЮ:»
Основная часть — в этой части приказа укажите, кому именно предоставляется отпуск, его продолжительность и период. Например: «Предоставить работнику Иванову И.И. ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 22 календарных дня с 01.06.2023 по 28.06.2023 включительно».
Заключительная часть — в этой части приказа укажите, кто будет исполнять обязанности работника на время его отсутствия. Например: «Во время нахождения Иванова И.И. в отпуске его обязанности будет исполнять Петров П.П., бухгалтер».
Подписи — в конце приказа должны быть подписи руководителя организации и работника, который отправляется в отпуск. Подпись работника является подтверждением того, что он ознакомлен с приказом и согласен с его условиями.
Заполнение приказа на отпуск
Начните заполнение приказа на отпуск с указания полного названия организации и её реквизитов. Затем укажите дату составления приказа и его номер по внутреннему документообороту.
В основной части приказа укажите ФИО работника, его должность и табельный номер. Далее укажите период отпуска, начиная с даты начала и заканчивая датой окончания. Укажите количество дней отпуска и его тип (например, основной, дополнительный, без сохранения заработной платы).
Укажите основание для отпуска, например, заявление работника или коллективный договор. Если работник идет в отпуск авансом, укажите это и укажите сумму, на которую он идет в отпуск авансом.
Укажите фамилию, имя, отчество и должность лица, ответственного за оформление приказа. Приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным лицом.
После заполнения приказа на отпуск, не забудьте ознакомить с ним работника под роспись. Это поможет избежать возможных споров и разногласий в будущем.