Первый шаг к успешному составлению рапорта на основной отпуск — это знание правил и требований, предъявляемых к данному документу. Рапорт — это официальное письменное обращение сотрудника к руководству с просьбой предоставить отпуск. Он должен быть составлен в деловом стиле, без грамматических и орфографических ошибок.
Начните с указания полного имени и должности сотрудника, а также названия организации. В основной части рапорта укажите причину отпуска — «основной отпуск» и его продолжительность. Обязательно укажите дату начала и окончания отпуска. Если отпуск совпадает с праздничными или выходными днями, то это также нужно указать.
После составления рапорта, его необходимо подписать и передать на рассмотрение руководству. Если все в порядке, то рапорт будет утвержден, и сотруднику останется только ждать начала заслуженного отдыха.
Составление рапорта на основной отпуск: пошаговая инструкция
Первый шаг в составлении рапорта на основной отпуск — определиться с датой начала и окончания отпуска. Учтите, что согласно Трудовому кодексу РФ, отпуск должен быть не менее 28 календарных дней. Даты указывайте в формате «число.месяц.год». Например: «С 01.06.2023 по 29.06.2023».
Затем, в правом верхнем углу листа А4 укажите должность и ФИО своего непосредственного руководителя. Например: «Начальнику отдела маркетинга Иванову И.И.». Ниже напишите свою должность и ФИО. Например: «От специалиста отдела маркетинга Сидоровой А.А.». Это называется «шапка» документа.
После шапки посередине листа напишите название документа — «Рапорт». Без кавычек, но со строчной буквы. Ниже, с красной строки, напишите текст рапорта. Например: «Прошу предоставить мне основной отпуск с 01.06.2023 по 29.06.2023«.
После текста рапорта поставьте дату составления документа и свою подпись. Дату пишите в формате «число.месяц.год». Например: «01.05.2023». Подпись расшифровывать не нужно.
Если вы хотите уйти в отпуск авансом, то укажите в рапорте сумму, на которую вам нужно перейти на больничный или социальные выплаты. Например: «Прошу предоставить мне основной отпуск авансом на сумму 10 000 рублей с 01.06.2023 по 29.06.2023«.
После составления рапорта, не забудьте передать его своему руководителю не позднее, чем за 14 календарных дней до начала отпуска. Это требование установлено Трудовым кодексом РФ.
Пример заполнения рапорта на отпуск
Для составления рапорта на основной отпуск следуйте приведенному ниже примеру. Заполните все необходимые поля, используя активный залог и дружелюбный тон.
Шапка:
В правом верхнем углу укажите свою должность, фамилию, имя, отчество, а также должность и фамилию руководителя, на чье имя составляется рапорт.
Заголовок:
По центру напишите «Рапорт» и ниже укажите цель составления рапорта, например, «Прошу предоставить мне основной отпуск с такого-то числа по такое-то число».
Основная часть:
Укажите причину отпуска, например, «В связи с необходимостью отдыха и восстановления работоспособности».
Ниже укажите период отпуска, например, «С такого-то числа по такое-то число».
Если у вас есть право на дополнительный отпуск, укажите его причину и период, например, «В соответствии с коллективным договором прошу предоставить мне дополнительный отпуск без сохранения заработной платы с такого-то числа по такое-то число в связи с необходимостью ухода за ребенком».
Заключительная часть:
Укажите количество дней отпуска, например, «Всего на основной отпуск прошу предоставить мне 28 календарных дней».
Ниже укажите дату составления рапорта и свою подпись.