Первый шаг в планировании отпуска — правильно составить заявление. Чтобы ваше заявление было рассмотрено без лишних вопросов, следуйте нашим рекомендациям.
Во-первых, используйте официальный бланк заявления на отпуск, если такой имеется в вашей организации. Если нет, то напишите заявление в свободной форме на листе А4. В правом верхнем углу укажите ваши ФИО, должность, название отдела и дату составления заявления.
В центре листа напишите слово «Заявление» и поставьте точку. Далее укажите, что вы просите предоставить вам отпуск на 7 календарных дней. Укажите дату начала и окончания отпуска. Например: «Прошу предоставить мне отпуск с 01.03.2023 по 07.03.2023».
Ниже укажите причину отпуска. Если это плановый отпуск, то достаточно написать «в соответствии с графиком отпусков». Если же у вас есть веские причины для дополнительного отпуска, например, лечение, уход за ребенком или другой членом семьи, то укажите их.
В конце заявления поставьте свою подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Также укажите дату составления заявления.
После составления заявления передайте его своему непосредственному руководителю или в отдел кадров. Если вы работаете дистанционно, то отправьте заявление по электронной почте или через корпоративный портал.
Требования к оформлению заявления на отпуск
Первое, что нужно сделать при составлении заявления на отпуск продолжительностью 7 дней, это соблюсти правильный формат. Заявление пишется на листе формата А4. Используйте стандартный шрифт, например, Times New Roman, размером 14. Отступы слева и справа должны быть не менее 2 см.
В правом верхнем углу укажите: должность и ФИО своего непосредственного руководителя, а также свою должность и ФИО. Если вы не знаете ФИО руководителя, обратитесь к коллегам или в отдел кадров.
Посередине листа напишите название документа — «Заявление», без кавычек. Ниже укажите причину отпуска — «отпуск без сохранения заработной платы» или «отпуск в счет отпуска, предоставленного авансом».
Далее укажите дату начала и окончания отпуска. Например, «с 01.07.2023 по 07.07.2023». Если вы берете отпуск за свой счет, укажите количество дней — «7 календарных дней».
В конце заявления укажите свою должность, ФИО и подпись. Заявление пишется от руки или печатается на компьютере, но в любом случае должно быть подписано лично вами.
После составления заявления передайте его своему руководителю для согласования. Если руководитель согласен с вашим запросом, он подпишет заявление и передаст его в отдел кадров для оформления отпуска.
Порядок подачи заявления и дальнейшие действия
Заявление на отпуск подается на имя непосредственного руководителя. Если вы не знаете, как правильно адресовать заявление, уточните у своего руководителя или в отделе кадров. В некоторых организациях могут быть установлены определенные формы заявлений, которые необходимо использовать.
После подачи заявления, следующим шагом является получение согласования от руководителя. Если ваш отпуск не совпадает с периодом отпусков ваших коллег или не создает трудностей в работе отдела, скорее всего, согласование будет получено без проблем. В противном случае, вам может быть предложено изменить даты отпуска или предоставить замену на время вашего отсутствия.
После получения согласования, заявление на отпуск направляется в отдел кадров. Там оно регистрируется и на основании него издается приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который отправляется в отпуск.
После издания приказа, сотрудник должен получить расчет отпускных. Расчет производится на основании среднего заработка сотрудника за последние 12 месяцев. Отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
Во время отпуска сотрудник освобождается от исполнения трудовых обязанностей и не может быть привлечен к работе без его согласия. Однако, в случае форс-мажорных обстоятельств, работодатель имеет право вызвать сотрудника из отпуска. В этом случае, сотруднику должны быть выплачены компенсация за неиспользованные дни отпуска и дополнительные дни отдыха.