Первое, что нужно сделать, когда вы решили взять отпуск, — это написать заявление на имя своего непосредственного руководителя. Но как правильно его составить, чтобы не возникло никаких вопросов и проблем? Мы собрали советы от кадровиков, которые помогут вам без труда справиться с этой задачей.
Во-первых, помните, что заявление на отпуск — это официальный документ, и к его составлению нужно подходить ответственно. Оно должно быть написано на листе формата А4, желательно на компьютере, но можно и от руки, если у вас красивый почерк. В правом верхнем углу укажите свою фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение и фамилию, имя, отчество своего непосредственного руководителя.
Далее, в центре листа напишите слово «Заявление» и поставьте точку. Ниже укажите, какой именно отпуск вы хотите оформить — ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, декретный и т.д. Укажите также дату начала и окончания отпуска, а также количество дней.
После этого нужно указать причину отпуска. Например, если вы берете отпуск по уходу за ребенком, напишите «в связи с уходом за ребенком до достижения им возраста трех лет». Если вы берете отпуск без сохранения заработной платы, укажите причину, например, «для ухода за больным членом семьи».
В конце заявления поставьте дату и подпись. Если вы хотите, чтобы в ваше отсутствие ваши обязанности выполнял другой сотрудник, укажите его фамилию, имя, отчество и должность.
И последнее, но не менее важное — не забудьте прикрепить к заявлению все необходимые документы, если они требуются. Например, если вы берете отпуск по уходу за ребенком, нужно приложить копию свидетельства о рождении ребенка и справку из ЗАГСа по форме № 25.
Основные требования к заявлению на отпуск
Первое, что нужно помнить при составлении заявления на отпуск, это то, что оно пишется на имя директора организации. Поэтому, начинать заявление нужно с фразы «Директору ООО «Название организации» от Фамилия Имя Отчество».
В основной части заявления укажите причину отпуска. Это может быть как плановый отпуск, так и отпуск по семейным обстоятельствам или по болезни. Если вы берете отпуск за свой счет, это также нужно указать.
Укажите период отпуска. Он должен совпадать с периодом, который вы согласовали с вашим непосредственным руководителем. Если вы берете отпуск авансом, это также нужно указать.
Заявление на отпуск пишется в свободной форме, но есть несколько обязательных реквизитов, которые должны быть указаны:
- Название организации — укажите полное название вашей организации;
- ФИО директора — укажите ФИО директора вашей организации;
- ФИО сотрудника — укажите свои ФИО;
- Должность сотрудника — укажите свою должность;
- Причина отпуска — укажите причину отпуска;
- Период отпуска — укажите период отпуска;
- Подпись сотрудника — поставьте свою подпись;
- Дата составления заявления — укажите дату составления заявления.
Заявление на отпуск пишется на листе формата А4. Используйте стандартный шрифт, например, Times New Roman, размер шрифта 14. Текст заявления пишется от первого лица.
После составления заявления, не забудьте передать его на подпись руководителю. Если вы отправляете заявление электронной почтой, убедитесь, что в теме письма указано «Заявление на отпуск».
Пошаговая инструкция по составлению заявления на отпуск
Начните с указания вашей фамилии, имени и отчества, а также должности и наименования организации. Например:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Организация: ООО «Ромашка»
Затем укажите заголовок «Заявление» по центру страницы. После этого переходите к основному тексту:
Прошу предоставить мне отпуск с <дата начала> по <дата окончания> включительно.
Укажите причину отпуска, если она есть. Например:
Отпуск необходим для лечения.
Если вы планируете использовать отпуск без сохранения заработной платы, укажите это явно:
Отпуск предоставляется без сохранения заработной платы.
Завершите заявление подписью и датой:
Подпись: ________________
Дата: «__» _______ 20__ г.