Если вы руководитель или HR-специалист, то знаете, что составление приказа на отпуск – это рутинная, но важная процедура. Чтобы упростить этот процесс, мы подготовили для вас пошаговое руководство.
Первый шаг – убедитесь, что работник предоставил все необходимые документы. Это заявление на отпуск, написанное в свободной форме, и копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Также может потребоваться справка от врача, если работник берет больничный перед отпуском.
После того, как все документы собраны, можно приступать к составлению приказа. Используйте для этого стандартную форму Т-6, утвержденную Госкомстатом. В ней нужно указать следующую информацию:
- Название организации – укажите полное наименование вашей компании;
- Фамилия, имя, отчество работника – напишите полностью, без сокращений;
- Табельный номер – укажите номер, присвоенный работнику при приеме на работу;
- Должность – укажите должность работника в соответствии с его трудовым договором;
- Период отпуска – укажите даты начала и окончания отпуска;
- Основание – укажите номер и дату приказа о предоставлении отпуска;
- Отдел (структурное подразделение) – укажите отдел, в котором работает сотрудник;
- Подписи – подписи руководителя и работника.
После того, как приказ составлен, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов по личному составу. Затем отправьте копию приказа работнику и храните оригинал в течение 5 лет.
Шаг 1: Подготовка документов
Первый шаг в составлении приказа на отпуск — собрать необходимые документы. Вам понадобится:
- Заявление на отпуск, написанное от имени сотрудника. Оно должно содержать информацию о продолжительности отпуска, его периоде и причине.
- Трудовой договор сотрудника.
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2).
- Лицевой счет сотрудника (форма Т-54).
- Приказ о приеме на работу (форма Т-1).
Также убедитесь, что у сотрудника достаточно дней отпуска для запрашиваемой продолжительности. Это можно проверить в лицевом счете сотрудника.
Шаг 2: Составление приказа
Начните с заполнения шапки приказа. Укажите полное название вашей организации, а также ее реквизиты: адрес, телефон и электронную почту. В правом верхнем углу укажите дату составления приказа.
В центре листа напишите название приказа. Например, «Приказ о предоставлении отпуска сотруднику». Ниже укажите номер приказа и дату его издания.
Далее переходите к основной части приказа. Укажите ФИО сотрудника, который отправляется в отпуск, его должность и табельный номер. Укажите период отпуска, начиная с даты и заканчивая датой. Укажите общую продолжительность отпуска в днях.
Если сотрудник получает отпуск авансом, укажите это в приказе и укажите сумму аванса. Если сотрудник не отработал полностью отработанный период, укажите это в приказе и укажите сумму, которую нужно будет вычесть из заработной платы сотрудника в будущем.
Укажите основание для предоставления отпуска. Это может быть заявление сотрудника, график отпусков или иной документ. Укажите, кто ответственный за исполнение приказа. Обычно это руководитель отдела или службы, в которой работает сотрудник.
Завершите приказ подписью руководителя организации или уполномоченного лица. Укажите расшифровку подписи и должность подписавшего лица.