Первый шаг в планировании отпуска — это внесение его в график. Чтобы сделать это правильно, следуйте нашим рекомендациям.
Во-первых, ознакомьтесь с внутренними правилами вашей организации. В них должны быть указаны сроки подачи заявления на отпуск и процедура его утверждения. Обычно заявление подается не позднее чем за две недели до начала отпуска.
Затем, используйте специальный бланк заявления на отпуск. В нем укажите свою фамилию, имя, отчество, должность, период отпуска и количество дней. Если вы планируете разделить отпуск на части, укажите это в заявлении.
После заполнения заявления, передайте его своему непосредственному руководителю или в отдел кадров. Если ваш отпуск утвержден, вас оповестят об этом. Если нет, вам сообщат причину отказа и предложат другой период для отпуска.
Важно помнить, что график отпусков утверждается заранее, обычно за несколько месяцев до начала календарного года. Поэтому, если вы хотите уйти в отпуск в определенный период, планируйте это заранее.
Подготовка к созданию графика отпусков
Прежде чем начать создавать график отпусков, важно провести подготовительную работу. Во-первых, ознакомьтесь с действующим законодательством и внутренними нормативными актами вашей организации, чтобы знать все нюансы и требования к оформлению графика.
Во-вторых, соберите всю необходимую информацию об отпусках сотрудников. Это может включать в себя данные о количестве дней отпуска, которые каждый сотрудник имеет право использовать в текущем году, а также информацию о запланированных ранее отпусках.
В-третьих, определитесь с форматом графика отпусков. Он может быть в виде таблицы, где указаны фамилии сотрудников, их должности, даты начала и окончания отпуска. Или же в виде календаря, где каждый день отмечен цветом в зависимости от того, кто из сотрудников будет в отпуске.
Также важно учитывать пожелания сотрудников относительно времени отпуска. Если у кого-то есть конкретные даты, когда он хотел бы уйти в отпуск, постарайтесь это учесть в графике.
После того, как вы провели подготовительную работу, можно приступать к созданию графика отпусков. Но помните, что график должен быть утвержден руководителем организации и согласован с каждым сотрудником.
Внесение графика отпусков в программу
Начните с открытия программы, в которой вы планируете внести график отпусков. Это может быть специальная программа для управления персоналом или общий календарь, доступный для всех сотрудников.
Далее, найдите функцию или раздел, отвечающий за управление отпусками. Обычно это что-то вроде «Отпуска» или «График отпусков». Нажмите на эту опцию, чтобы открыть страницу, где вы сможете внести изменения.
Теперь, чтобы внести новый отпуск, нажмите на кнопку «Добавить отпуск» или «Создать новый отпуск». В открывшейся форме заполните все необходимые поля. Обычно это:
- ФИО сотрудника — выберите сотрудника, который будет уходить в отпуск;
- Дата начала отпуска — укажите дату, когда сотрудник начнет свой отпуск;
- Дата окончания отпуска — укажите дату, когда сотрудник вернется на работу;
- Тип отпуска — выберите тип отпуска (оплачиваемый, неоплачиваемый, по уходу за ребенком и т.д.);
- Количество дней — автоматически рассчитается на основе указанных дат;
- Причина отпуска — укажите причину отпуска (отдых, лечение, уход за ребенком и т.д.).
После заполнения всех полей, нажмите кнопку «Сохранить» или «Добавить», чтобы сохранить новый отпуск в графике.
Если вы хотите отредактировать уже существующий отпуск, найдите его в списке отпусков и нажмите на кнопку «Редактировать». В открывшейся форме вы сможете изменить любую информацию, связанную с этим отпуском. После внесения изменений, не забудьте нажать кнопку «Сохранить», чтобы сохранить изменения.
Если вы хотите удалить отпуск, найдите его в списке отпусков и нажмите на кнопку «Удалить». Подтвердите действие, если программа запросит подтверждение.
После внесения всех изменений, не забудьте сохранить график отпусков, чтобы он был доступен для всех сотрудников и руководителей.
