Первый шаг в оформлении отпуска — составление заявления. Оно пишется на имя директора организации и должно содержать:
- ФИО работника и его должность;
- Период отпуска (с даты начала и по дату окончания);
- Основание для отпуска (статья ТК РФ, по которой он оформляется).
Заявление подается не позднее чем за 14 дней до начала отпуска. После его утверждения директором, кадровик должен:
- Сделать запись в личной карточке работника (форма Т-2);
- Заполнить график отпусков;
- Оформить приказ на отпуск (форма Т-6).
В приказе должны быть указаны:
- ФИО работника;
- Должность;
- Период отпуска;
- Основание для отпуска (статья ТК РФ).
После издания приказа, кадровик должен:
- Выдать работнику справку-расчет о сумме отпускных;
- Заполнить лицевой счет работника (форма Т-54).
Важно помнить, что работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
Подготовка к оформлению отпуска
Прежде всего, убедись, что сотрудник предоставил заявление на отпуск в установленном формате. В заявлении должны быть указаны ФИО сотрудника, его должность, период отпуска (с датой начала и окончания) и подпись.
Далее, проверь остаток дней отпуска сотрудника. Для этого воспользуйся данными из личной карточки сотрудника или системы учета рабочего времени. Убедись, что у сотрудника достаточно дней отпуска для запрашиваемого периода.
Если сотрудник планирует использовать авансовый отпуск, убедись, что он предоставил письменное обязательство о возмещении неиспользованных дней в случае увольнения до окончания рабочего года.
Проверь наличие у сотрудника задолженности по рабочему времени. Если задолженность есть, сотруднику придется погасить ее перед уходом в отпуск.
Убедись, что сотрудник своевременно уведомил других работников и руководителей о своем отсутствии. Это поможет избежать сбоев в работе и обеспечить бесперебойное выполнение задач.
Если сотрудник планирует использовать отпуск по беременности и родам, не забудь оформить больничный лист и передать его в бухгалтерию для начисления пособия.
Наконец, составь график отпусков на следующий год, учитывая пожелания сотрудников и потребности бизнеса. Это поможет избежать перегрузок и обеспечить равномерное распределение отпусков в течение года.
Оформление приказа на отпуск
Начните с заполнения унифицированной формы № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В шапке укажите полное название организации, структурное подразделение, код по ОКПО и Ф.И.О. руководителя. В табличной части укажите Ф.И.О. работника, табельный номер, должность (по штатному расписанию), период отпуска (с даты начала и по дату окончания), количество календарных дней отпуска.
Обратите внимание, что если работник идет в отпуск авансом, в графе «Основание» укажите «Отпуск авансом». В этом случае в графе «Примечание» укажите, что отпуск предоставлен авансом и будет удержан из заработной платы в случае увольнения работника до окончания срока, на который был предоставлен отпуск.
После заполнения формы № Т-6, составьте приказ о предоставлении отпуска. В шапке приказа укажите полное название организации, структурное подразделение, дату составления приказа, регистрационный номер приказа. В текстовой части приказа укажите Ф.И.О. работника, должность, период отпуска, основание для предоставления отпуска (заявление работника, ст. 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128 ТК РФ).
После составления приказа, ознакомьте работника с приказом под роспись. Если работник не согласен с периодом отпуска, укажите это в приказе и в личной карточке работника.
Важно! Приказ о предоставлении отпуска является основанием для начисления отпускных и отражения их в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому, будьте внимательны при его составлении и заполнении.