Первый шаг в оформлении отпуска – составление заявления. Заявление пишется на имя руководителя и должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность и табельный номер;
- Период отпуска (с какой даты по какую);
- Основание для отпуска (статья ТК РФ).
Заявление подается не позднее чем за 14 дней до начала отпуска. После утверждения заявления руководителем, кадровик должен:
- Проверить остаток дней отпуска у работника;
- Подготовить приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а);
- Заполнить личную карточку работника (форма Т-2) и внести запись об отпуске;
- Сделать запись в лицевом счете работника (форма Т-54).
Приказ подписывается руководителем и работником. После этого кадровик должен:
- Сделать расчет отпускных;
- Выдать работнику справку-расчет по форме 182н;
- Произвести выплату отпускных не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
Во время отпуска кадровик должен:
- Контролировать своевременное предоставление работником документов для оплаты больничного листа, если такой имеется;
- Внести запись об отпуске в табель учета рабочего времени;
- Подготовить приказ о прекращении отпуска (если работник не выходит на работу после отпуска).
По возвращении работника из отпуска кадровик должен:
- Проверить наличие документов, подтверждающих право на отпуск;
- Внести запись об отпуске в личную карточку работника;
- Сделать запись в лицевом счете работника.
Подготовка к оформлению отпуска
Прежде чем приступить к оформлению отпуска, важно убедиться, что все необходимые документы и сведения находятся в порядке. Начните с проверки своего трудового договора и внутренних нормативных актов организации, чтобы убедиться, что вы знаете свои права и обязанности в отношении отпуска.
Далее, проверьте свой график работы и убедитесь, что выбранные вами даты отпуска не совпадают с важными рабочими событиями или проектами, которые могут потребовать вашего присутствия. Если такие события есть, рассмотрите возможность изменения дат отпуска или обсуждения с руководством возможных альтернатив.
После того, как вы выбрали даты отпуска, составьте письменное заявление на отпуск. В заявлении укажите период отпуска, его тип (оплачиваемый или неоплачиваемый) и причину (если требуется). Обратите внимание на то, что заявление должно быть подано не позднее чем за 14 дней до начала отпуска.
Наконец, убедитесь, что все документы, связанные с вашей работой, находятся в актуальном состоянии. Это включает в себя ваше личное дело, трудовой договор и записи в табеле учета рабочего времени. Если есть необходимость, обновите эти документы перед уходом в отпуск.
Оформление приказа на отпуск
Приказ на отпуск оформляется на бланке, утвержденном в вашей организации. Если такого бланка нет, вы можете использовать унифицированную форму Т-6, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В бланке уже есть все необходимые реквизиты, вам нужно только заполнить их.
В приказе на отпуск должны быть указаны:
- Название организации и номер приказа;
- Фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность и подразделение;
- Период отпуска (с даты начала по дату окончания);
- Основание для отпуска (например, заявление сотрудника, график отпусков);
- Общая продолжительность отпуска в календарных днях;
- Фамилия, имя, отчество и подпись руководителя.
После заполнения приказа на отпуск его нужно подписать руководителю и передать сотруднику под роспись. Не забудьте сделать копию приказа для личного дела сотрудника.
Если сотрудник уходит в отпуск на несколько дней, вам не нужно составлять отдельный приказ на каждый день. Достаточно одного приказа на весь период отпуска. Но если сотрудник берет отпуск авансом или отгулы, вам придется составлять отдельный приказ на каждый период.
Важно помнить, что приказ на отпуск — это официальный документ, который имеет юридическую силу. Поэтому к его оформлению нужно подходить очень внимательно, чтобы избежать ошибок и недоразумений.