Первый шаг в оформлении отпуска — составление графика отпусков. Это поможет вам спланировать работу сотрудников на предстоящий год и избежать дефицита кадров в пиковые периоды. Используйте для этого специальный бланк Т-7, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Заполнение графика отпусков начинается с указания названия организации, структурного подразделения и периода, на который составляется график. Затем в таблицу вносятся сведения о сотрудниках: фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер, период отпуска и количество календарных дней.
После составления графика, следующим этапом является оформление приказа на отпуск. Используйте для этого бланк Т-6, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В приказе указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность, табельный номер, период отпуска и количество календарных дней.
Не забудьте также внести запись об отпуске в личную карточку сотрудника (форма Т-2), а также в его трудовую книжку. В трудовой книжке делается запись о начале и окончании отпуска, с указанием его продолжительности.
Для правильного расчета отпускных, необходимо знать средний заработок сотрудника за последние 12 месяцев. Для этого используйте формулу, утвержденную постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Средний дневной заработок рассчитывается путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных дней в этом периоде.
Важно! Не забудьте учитывать все выплаты, на которые не начисляются страховые взносы, такие как материальная помощь, оплата проезда, коммунальных услуг и т.д. Эти выплаты не учитываются при расчете среднего заработка.
После расчета отпускных, следующим этапом является начисление и выплата отпускных сотруднику. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск авансом, то перерасчет производится после окончания отпуска.
Наконец, после окончания отпуска, необходимо произвести запись в личную карточку сотрудника и трудовую книжку об окончании отпуска. Также необходимо проверить правильность начисления и выплаты отпускных.
Подготовка к оформлению отпуска
Прежде всего, убедись, что работник предоставил заявление на отпуск не позднее чем за 14 дней до его начала. Это необходимо для своевременной планировки рабочего процесса и исключения форс-мажоров.
Затем, проверь остаток дней отпуска у работника. Сделать это можно в личном кабинете сотрудников или в программе автоматизации кадрового учета. Убедись, что количество дней, указанных в заявлении, не превышает остаток.
Если работник не использовал отпуск в течение двух лет, напомни ему о необходимости использовать его в текущем году. В противном случае, неиспользованный отпуск сгорит.
Также, проверь наличие у работника задолженностей по работе. Если таковые имеются, договорись с ним о сроках их ликвидации до начала отпуска.
Если работник планирует использовать отпуск авансом, убедись, что у него есть основания для этого. Например, он отработал необходимый стаж или имеет особые обстоятельства (например, уход в декретный отпуск).
Наконец, согласуй график отпусков с руководителем и другими сотрудниками отдела. Убедись, что отсутствие работника не повлияет на рабочий процесс и не создаст неудобств для коллег.
Оформление документов для отпуска
Первым делом, необходимо составить заявление на отпуск. Оно пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные сведения: ФИО работника, табельный номер, должность, период отпуска (с даты по дату) и подпись. Заявление подается не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.
Далее, кадровик должен подготовить приказ о предоставлении отпуска. В нем указываются те же сведения, что и в заявлении, а также номер и дата приказа, основание (заявление работника) и подпись руководителя. Приказ регистрируется в журнале учета отпусков.
После издания приказа, кадровик должен внести запись об отпуске в личную карточку работника (форма Т-2) и в его трудовую книжку (если работник просит сделать это). В личную карточку вносится период отпуска, а в трудовую книжку — дата и номер приказа о предоставлении отпуска.
Важно не забыть начислить работнику отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Для этого кадровик должен рассчитать средний заработок работника за последние 12 месяцев и умножить его на количество дней отпуска. Отпускные выплачиваются в день выдачи зарплаты перед отпуском.
Обратите внимание! Если работник не отработал полный год на момент ухода в отпуск, средний заработок рассчитывается исходя из фактически наработанного времени.
Наконец, кадровик должен подготовить записку-расчет по форме Т-60 для бухгалтерии, в которой указываются сведения о работнике, периоде отпуска, среднем заработке и размере отпускных.
Все эти документы должны быть правильно оформлены и своевременно поданы, чтобы работник мог уйти в отпуск без проблем и задержек с выплатой отпускных.