Первый шаг в предоставлении очередного отпуска — это планирование. Как работодатель, вы должны знать, что сотрудники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который должен быть предоставлен им в течение рабочего года. Рекомендуется планировать отпуска заранее, чтобы избежать перегрузки на работе и гарантировать, что все сотрудники получат свой отпуск в течение года.
После планирования следующим шагом является составление графика отпусков. Этот график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В графике должны быть указаны фамилия, имя и отчество работника, период отпуска, количество дней и вид отпуска (ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск и т.д.).
Когда график отпусков утвержден, следующим шагом является составление приказа о предоставлении отпуска. Приказ должен быть составлен в письменной форме и содержать ту же информацию, что и график отпусков. Приказ должен быть подписан работником и работодателем.
Во время отпуска сотруднику должны быть выплачены отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 месяцев. Также во время отпуска сотруднику сохраняется место работы и должность.
После окончания отпуска сотрудник должен предоставить работодателю документы, подтверждающие его пребывание в отпуске. Это может быть билеты, чеки из гостиницы и т.д. После предоставления этих документов, работодатель должен произвести окончательный расчет с сотрудником.
Определение очередности предоставления отпуска
При составлении графика учитывайте пожелания сотрудников, но помните, что отпуск должен быть предоставлен в соответствии с очередностью. Очередность определяется на основании стажа работы сотрудника в организации. Сотрудники с большим стажем работы имеют право на отпуск в первую очередь.
Также учитывайте, что сотрудники, имеющие право на дополнительный отпуск (например, инвалиды, работники с ненормированным рабочим днем), должны быть включены в график в первую очередь.
Если два сотрудника имеют одинаковый стаж работы, то очередность определяется по дате рождения. Родившиеся earlier имеют право на отпуск в первую очередь.
После составления графика, он должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным лицом. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком под роспись.
Если сотрудник хочет изменить период своего отпуска, это возможно только с согласия всех заинтересованных сторон и при условии, что это не нарушает очередность предоставления отпусков другим сотрудникам.
Оформление приказа на предоставление отпуска
Первый шаг в оформлении приказа на предоставление отпуска — составление приказа. Используйте унифицированную форму Т-6 или Т-6а, утвержденную Госкомстатом. В шапке укажите полное наименование организации и ее структурное подразделение.
Далее, укажите номер приказа по внутреннему документообороту и дату его составления. В основной части приказа укажите ФИО работника, его должность и табельный номер. Укажите период отпуска, количество дней и вид отпуска (оплачиваемый, без сохранения заработной платы и т.д.).
Если работник идет в отпуск авансом, укажите это в приказе и сделайте соответствующую запись в личной карточке работника. Если работник совмещает отпуска, укажите это в приказе и сделайте соответствующие расчеты.
Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Работник должен расписаться в приказе, подтверждая факт ознакомления с ним.
После составления приказа, не забудьте внести запись об отпуске в личную карточку работника и в его трудовую книжку. Это поможет избежать возможных споров и претензий в будущем.