Если вы хотите правильно оформить приказ и график отпусков, следуйте нашим пошаговым рекомендациям. Это поможет вам избежать ошибок и соблюсти все требования законодательства.
Первый шаг — составление графика отпусков. Это документ, в котором указываются фамилии сотрудников, их должности, периоды отпусков и общее количество дней отдыха. График составляется не позднее чем за две недели до наступления календарного года и утверждается руководителем организации.
После утверждения графика можно приступать к оформлению приказа. В приказе указываются те же сведения, что и в графике, а также номер и дата приказа. Важно, чтобы приказ был подписан руководителем организации и сотрудником, в отношении которого он составлен.
Если сотрудник хочет изменить период своего отпуска, это можно сделать, но только с согласия работодателя. В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются новые даты отпуска.
Не забудьте проставить отметку об использовании отпуска в личной карточке сотрудника и в его трудовой книжке. Это поможет избежать спорных ситуаций в будущем.
Подготовка графика отпусков
Начните с опроса сотрудников о сроках их отпусков. Это поможет вам получить общее представление о периодах, когда большинство сотрудников хотят отдохнуть. Учтите, что некоторые сотрудники могут иметь фиксированные даты отпуска в связи с семейными обстоятельствами или другими обязательствами.
После получения информации от сотрудников, составьте предварительный график отпусков. Убедитесь, что в каждый момент времени достаточно сотрудников, чтобы обеспечить нормальную работу организации. Если у вас есть сезонный бизнес, учитывайте пиковые периоды и планируйте отпуска таким образом, чтобы они не совпадали с этими периодами.
При составлении графика учитывайте также пожелания сотрудников. Старайтесь предоставить им возможность отдохнуть в выбранное время, но помните, что иногда это может быть невозможно из-за производственных нужд.
После составления предварительного графика, проведите его утверждение с руководством. Если есть необходимость, внесите корректировки в соответствии с замечаниями и предложениями. После утверждения, предоставьте каждому сотруднику копию графика отпусков.
Важно помнить, что график отпусков является внутренним документом организации и не подлежит изменению без согласия сотрудников и руководства. Тем не менее, иногда могут возникнуть обстоятельства, требующие корректировки графика. В таком случае, следуйте установленным в организации процедурам и согласуйте изменения с заинтересованными сторонами.
Оформление приказа об отпусках
Начните с составления проекта приказа об отпусках. В шапке укажите полное название вашей организации, структурное подразделение, а также дату составления приказа. В основной части укажите период, на который утверждается график отпусков, и перечислите сотрудников, которые будут находиться в отпуске в этом периоде.
Для каждого сотрудника укажите его фамилию, имя, отчество, должность, отдел, а также даты начала и окончания отпуска. Если сотрудник будет находиться в отпуске по частям, укажите каждую часть отдельно. Также укажите общее количество дней отпуска, которое сотрудник получит в этом периоде.
После перечня сотрудников укажите общую сумму дней отпуска, которую получит весь коллектив в этом периоде. Далее укажите ответственного за ведение графика отпусков и подпишите приказ. Не забудьте указать дату составления приказа.
После составления проекта приказа об отпусках, отправьте его на утверждение руководителю организации. После утверждения приказа, разошлите копии графика отпусков сотрудникам, которые указаны в нем. Также разместите график отпусков на видном месте в организации, чтобы все сотрудники могли с ним ознакомиться.