Если вы руководитель или HR-специалист, то знаете, что правильное оформление приказа на очередной отпуск — это важный этап в процессе планирования и организации работы сотрудников. В этой статье мы предоставим вам пошаговую инструкцию, как правильно оформить приказ на очередной отпуск.
Первый шаг — это определение сотрудника, который будет уходить в отпуск. Для этого необходимо знать, когда сотрудник последний раз был в отпуске и сколько дней ему положено по трудовому законодательству. Также важно учитывать график отпусков, который утверждается в организации заранее.
Второй шаг — это составление приказа на отпуск. Для этого можно использовать унифицированную форму Т-6, утвержденную Госкомстатом. В приказе необходимо указать полное имя сотрудника, его должность, период отпуска, количество дней и основание для его предоставления (например, ст. 122 ТК РФ).
Третий шаг — это ознакомление сотрудника с приказом. После того, как приказ подписан руководителем, его необходимо передать сотруднику для ознакомления. Сотрудник должен поставить свою подпись в приказе, тем самым подтвердив, что он ознакомлен с документом.
Четвертый шаг — это внесение изменений в табель учета рабочего времени. После того, как сотрудник уйдет в отпуск, в табеле учета рабочего времени необходимо сделать соответствующую отметку. Это поможет правильно начислить заработную плату сотруднику за время его отсутствия.
Пятый шаг — это хранение документов. Приказ на отпуск необходимо хранить в течение установленного срока, который составляет 5 лет. Это поможет в случае необходимости подтвердить факт предоставления отпуска сотруднику.
Подготовка приказа
- Заявление на отпуск от сотрудника;
- Учетный листок по форме Т-2;
- График отпусков на текущий год.
Заявление на отпуск должно быть написано сотрудником в свободной форме, но содержать обязательные реквизиты:
- ФИО сотрудника;
- Табельный номер;
- Должность;
- Период отпуска (с даты по дату);
- Основание для отпуска (статья ТК РФ).
Учетный листок по форме Т-2 поможет вам проверить правильность указанных в заявлении данных и убедиться, что сотрудник действительно имеет право на отпуск в указанный период. График отпусков нужен для того, чтобы убедиться, что отпуск сотрудника не совпадает с отпуском других сотрудников его отдела или службы, что может повлиять на работу всего подразделения.
После того, как все документы готовы, можно приступать к составлению приказа на отпуск.
Оформление приказа
Начните с заполнения шапки приказа. Укажите полное название вашей организации, ее юридический адрес и номер приказа. В правом верхнем углу укажите дату составления приказа.
В центре листа напишите полное название приказа, например: «Приказ об очередном отпуске работника». Ниже укажите номер приказа и дату его составления.
Далее переходите к основной части приказа. Укажите ФИО работника, его должность и табельный номер. Уточните период отпуска, количество дней и основание для его предоставления (например, статья 115 Трудового кодекса РФ).
Если работник получает отпуск авансом, укажите это в приказе и уточните, что перерасчет будет произведен после окончания рабочего года. Если работник идет в отпуск не полностью, укажите количество дней и период отпуска.
В конце приказа укажите, кто ответственен за исполнение приказа. Обычно это руководитель организации или отдел кадров. Не забудьте поставить подписи ответственных лиц и печать организации.