Если вы планируете уйти в отпуск и хотите, чтобы ваши обязанности были выполнены в ваше отсутствие, вам необходимо правильно оформить приказ на замещение. В этом руководстве мы расскажем вам, как это сделать шаг за шагом.
Первый шаг — определиться с человеком, который будет вас замещать. Это может быть ваш коллега, подчиненный или даже временный сотрудник. Главное, чтобы этот человек был компетентным и мог справиться с вашими обязанностями в ваше отсутствие.
После того, как вы определились с человеком, который будет вас замещать, вам необходимо составить приказ о его назначении. В приказе должны быть указаны следующие данные:
- Название организации;
- ФИО и должность сотрудника, который уходит в отпуск;
- ФИО и должность сотрудника, который будет его замещать;
- Сроки замещения;
- Обязанности, которые будет выполнять сотрудник во время замещения;
- Подпись руководителя организации.
Приказ должен быть составлен в двух экземплярах — один для сотрудника, который уходит в отпуск, а второй для сотрудника, который будет его замещать. После составления приказа его необходимо зарегистрировать в журнале учета приказов по личному составу.
Важно помнить, что приказ на замещение должен быть составлен не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это необходимо для того, чтобы сотрудник, который будет вас замещать, мог подготовиться к выполнению ваших обязанностей и не допустить сбоев в работе.
Оформление приказа на отпуск
Первый шаг в оформлении приказа на отпуск — определение сотрудника, который будет уходить в отпуск. В приказе необходимо указать его должность, ФИО и табельный номер.
Далее, укажите период отпуска. Он должен совпадать с периодом, указанным в заявлении на отпуск, которое пишет сам сотрудник. В приказе период отпуска указывается в формате «с» и «по». Например, «с 01.06.2023 по 30.06.2023».
Обязательно укажите вид отпуска. Это может быть основной оплачиваемый отпуск, дополнительный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и т.д.
Если сотрудник идет в отпуск авансом, то в приказе необходимо сделать пометку «отпуск предоставляется авансом». В этом случае, в следующий рабочий год сотруднику нужно будет предоставить отпуск в размере неотгуленного аванса.
В конце приказа укажите основание для предоставления отпуска. Это может быть заявление сотрудника, график отпусков или другой документ. Также укажите ответственного за оформление приказа и его подпись.
Оформление приказа на замещение
При оформлении приказа на замещение важно учитывать ряд нюансов, чтобы документ был юридически грамотным и не вызывал вопросов у сотрудников и контролирующих органов. Начните с указания полного названия вашей организации и ее реквизитов.
В основной части приказа укажите ФИО сотрудника, который будет замещать отсутствующего коллегу, а также должность и период замещения. Например: «Заместителем начальника отдела продаж в период с 01.06.2023 по 31.07.2023 является Петров Иван Петрович, менеджер отдела продаж».
Укажите также ФИО и должность отсутствующего сотрудника, а также причину его отсутствия (отпуск, больничный, командировка и т.д.). Например: «Отсутствует начальник отдела продаж Сидоров Александр Сергеевич в связи с отпуском по уходу за ребенком».
В конце приказа укажите дату его составления и подписи ответственных лиц. Обычно это подпись руководителя организации или отдела и подпись сотрудника, который будет замещать коллегу.
Приказ на замещение можно составить в свободной форме, но обязательно зарегистрируйте его в журнале учета приказов по личному составу и ознакомьте с ним всех заинтересованных сотрудников.
