Если вы руководитель или HR-специалист, то наверняка знаете, что грамотное планирование отпусков сотрудников является важной задачей. Но знаете ли вы, сколько времени нужно хранить графики отпусков? В этом вопросе важно соблюдать законодательные требования, чтобы избежать возможных штрафов и проблем с контролирующими органами.
По общему правилу, графики отпусков нужно хранить в течение одного года после окончания периода, на который они составлены. Например, если график составлен на 2023 год, то хранить его нужно до конца 2024 года. Однако есть исключения. Так, если в графике указаны сведения о работниках, которые уволились из организации, то хранить его нужно в течение 75 лет. Это связано с тем, что такие сведения могут потребоваться для расчета пенсии или других социальных выплат.
Чтобы не нарушить законодательные требования, рекомендуем следующее:
- Сохраняйте графики отпусков в течение установленных сроков.
- Храните графики в доступном месте, чтобы при необходимости можно было быстро к ним обратиться.
- Регулярно проверяйте актуальность хранящихся графиков и удаляйте те, которые уже не нужны.
Соблюдение этих простых правил поможет вам избежать проблем с контролирующими органами и сохранить доверие сотрудников к вашей организации.
Требования законодательства к срокам хранения графиков отпусков
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников и графиков их отпусков. Графики отпусков утверждаются не позднее чем за две недели до наступления календарного года и хранятся в течение всего года.
Важно знать: графики отпусков подлежат хранению в течение 5 лет после утверждения. Это требование установлено Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Для соблюдения законодательства рекомендуется:
- Утверждать графики отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года;
- Хранить графики отпусков в течение 5 лет после утверждения;
- Вести учет рабочего времени сотрудников и графиков их отпусков в соответствии с трудовым законодательством.
Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов и создаст благоприятный климат в коллективе.
Практические рекомендации по хранению графиков отпусков
Первое, что нужно сделать, это определить срок хранения графиков отпусков. Согласно Трудовому кодексу РФ, графики отпусков должны храниться в течение одного года со дня утверждения. Однако, для соблюдения порядка хранения документов, рекомендуется хранить их в течение пяти лет.
Второе, что нужно сделать, это выбрать подходящий способ хранения графиков отпусков. Рекомендуется использовать архивные папки или скоросшиватели для хранения графиков отпусков в бумажном виде. Если графики отпусков хранятся в электронном виде, то их нужно сохранять в отдельной папке на компьютере или в облачном хранилище.
Третье, что нужно сделать, это обеспечить сохранность графиков отпусков. Для этого нужно ограничить доступ к документам, чтобы исключить возможность их порчи или утери. Также рекомендуется делать резервные копии графиков отпусков, чтобы в случае утери или порчи оригинала, можно было восстановить документ.
Четвертое, что нужно сделать, это своевременно обновлять графики отпусков. Графики отпусков должны быть утверждены не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В течение года графики отпусков могут быть скорректированы, но не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска.
Пятое, что нужно сделать, это соблюдать порядок хранения графиков отпусков. Графики отпусков должны быть подписаны руководителем организации и работником, а также пронумерованы, прошиты и скреплены печатью организации. Если графики отпусков хранятся в электронном виде, то они должны быть подписаны электронной подписью.
