Заполнить унифицированную форму графика отпуска — задача, с которой сталкивается каждый работник. Чтобы избежать ошибок и трудностей, следуйте нашим пошаговым рекомендациям.
Во-первых, убедитесь, что у вас есть правильный бланк. Форма графика отпуска утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и состоит из 10 строк. Вы можете скачать актуальный бланк на официальном сайте или получить у своего работодателя.
Заполнение начинается с первой строки, где указывается полное название вашей организации. Используйте данные из устава или свидетельства о государственной регистрации. В следующей строке укажите вашу должность и фамилию, имя, отчество (при наличии).
Обратите внимание, что в форме графика отпуска не нужно указывать дату рождения, серию и номер паспорта. Эти данные не требуются и не являются обязательными для заполнения.
Строка 3 предназначена для указания периода, на который составляется график отпусков. Укажите здесь год, на который составляется график. Например, «На 2023 год».
Строка 4 содержит информацию о количестве сотрудников, которые будут отдыхать в указанном году. Укажите общее число работников, а также количество сотрудников, которые будут находиться в отпуске в течение года.
Строки 5-10 предназначены для указания информации об отпусках каждого сотрудника. В столбце «Фамилия, имя, отчество работника» укажите данные сотрудника, а в столбце «Период предоставления отпуска» укажите даты начала и окончания отпуска.
Если сотрудник берет отпуск авансом или отгулы, укажите это в соответствующих графах. Если сотрудник не будет использовать отпуск в течение года, поставьте прочерк в графе «Период предоставления отпуска».
После заполнения формы графика отпусков, проверьте правильность указанных данных и передайте форму своему работодателю или отдел кадров. Если у вас возникли трудности при заполнении формы, обратитесь за помощью к специалисту или воспользуйтесь услугами консультанта по кадрам.
Основные сведения о форме Т-7
Начните заполнение формы Т-7 с указания наименования организации и структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Укажите также табельный номер сотрудника и его фамилию, имя, отчество.
Затем перейдите к заполнению сведений об отпуске. Укажите вид отпуска (основной, дополнительный и т.д.), его продолжительность в календарных днях и период, на который он приходится.
Если сотрудник имеет право на выплату компенсации за неиспользованный отпуск, укажите это в соответствующей графе. Также укажите количество дней неиспользованного отпуска, за которые будет выплачена компенсация.
Внимание! Если сотрудник не использовал отпуск более 2 лет подряд, то он имеет право на получение компенсации за все неиспользованные отпуска за эти годы.
После заполнения основных сведений о сотруднике и его отпуске, форма Т-7 подписывается руководителем организации или структурного подразделения, а также самим сотрудником.
Пошаговое заполнение графика отпусков
Начните с заполнения шапки графика. Укажите название организации, структурное подразделение, период, на который заполняется график (как правило, это год). Также укажите должность и ФИО ответственного лица, которое утверждает график.
Далее переходите к заполнению таблицы. В первой строке укажите месяц и номер недели. Во второй строке укажите ФИО сотрудника, его должность и табельный номер. В следующих строках укажите периоды отпуска сотрудника в текущем году. Укажите дату начала и окончания отпуска, его продолжительность в днях и вид отпуска (основной, дополнительный, без сохранения заработной платы и т.д.).
Если сотрудник планирует уйти в отпуск авансом, укажите период авансирования отпуска. Если сотрудник планирует перенести часть отпуска на следующий рабочий год, укажите период переноса.
После заполнения таблицы проставьте подписи ответственных лиц: сотрудника, который заполнял график, и сотрудника, который его утверждает. Укажите дату составления графика.
Обратите внимание, что график отпусков должен быть согласован с каждым сотрудником и утвержден руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.