Если вы работодатель, то перед отпуском сотрудников вам предстоит произвести несколько обязательных выплат. Чтобы не запутаться в нюансах, следуйте нашим рекомендациям.
Первое, что нужно сделать, это начислить сотруднику отпускные. Согласно Трудовому кодексу, они должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска. Размер отпускных рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 месяцев. Не забудьте также учесть районные коэффициенты и надбавки, если они предусмотрены для данной местности.
Кроме того, перед отпуском работодатель должен произвести окончательный расчет по зарплате за последний месяц работы. Если сотрудник отгулял все свои дни отпуска за год, то зарплата за последний месяц работы будет включать только оплату фактически отработанных дней. Если же отпуск не был использован полностью, то зарплата будет включать оплату всех рабочих дней месяца, а также компенсацию за неиспользованный отпуск.
Также не забудьте произвести все необходимые удержания из зарплаты, если они предусмотрены законодательством или трудовым договором. Это могут быть алименты, компенсация за причиненный ущерб, погашение задолженности по займам и т.д.
Расчет отпускных
Первый шаг в расчете отпускных — определение среднего дневного заработка. Для этого суммируйте зарплату за последние 12 месяцев и разделите на количество дней в этом периоде. Если работник отработал меньше 12 месяцев, используйте фактически отработанные дни.
Далее, умножьте средний дневной заработок на количество дней отпуска. Если работник отработал меньше половины месяца, день считается отработанным. Если больше половины — месяц считается полностью отработанным.
Не забудьте вычесть из зарплаты за расчетный период суммы, которые не учитываются при расчете отпускных: больничные, декретные, оплачиваемые периоды простоя и т.д.
Имейте в виду, что если средний дневной заработок больше МРОТ, то для расчета используйте именно МРОТ. А если работник трудится в районах с коэффициентами, учитывайте их при расчете.
Наконец, не забудьте удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы отпускных. Ставка налога — 13%.
Выдача аванса на командировочные расходы
Перед отправкой сотрудника в командировку, вам необходимо выдать ему аванс на командировочные расходы. Это поможет работнику покрыть расходы на проживание, питание, проезд и другие сопутствующие расходы во время командировки.
Размер аванса должен быть достаточным для покрытия предстоящих расходов. Для этого вы можете использовать средние расчетные нормы расходов, установленные вашей организацией или законодательством. Например, согласно постановлению Правительства РФ от 02.02.2002 N 93, суточные для командировок по России составляют 100 рублей, а для зарубежных командировок — 2500 рублей.
При выдаче аванса не забудьте выдать сотруднику авансовый отчет, в котором он должен указать цель командировки, период нахождения в командировке, расходы, понесенные в командировке, и приложить подтверждающие документы (чеки, билеты, квитанции и т.д.).
Важно! После возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами в течение трех рабочих дней. Если сотрудник не предоставит отчет в установленный срок, с него может быть удержана сумма неотчитавшегося аванса.
Если сотрудник не израсходовал весь аванс, он должен вернуть излишне выданные средства в кассу организации. Если же расходы превысили аванс, организация компенсирует сотруднику разницу.